روش های حل مسئله

حل مسئله و روش های آن

حل مسئله یکی از مهم ترین اصول و ابزارهایی است که سازمان ها و مدیران باید به آن مجهز باشند. هر سازمان و حتی هر فردی همواره با مسائل مختلفی روبروست و به جرات می توان گفت کیفیت کسب و کار و حتی زندگی به نحوه حل مسائلی بر میگردد که با  آنها مواجه هستیم.

در این مطلب می خواهیم به 8 گام حل مسائل بپردازیم که می تواند به شما کمک کند تا به بهترین نحو ممکن با مشکلات برخورد کنید.

گام اول: شناسایی مشکل

اولین و یکی از مهم ترین گام های حل مسئله، شناخت دقیق مشکل است. تا زمانی که ندانیم مشکل واقعی چیست، نمی توان راه حلی هم برای آن پیدا کرد.

مدیران و افرادی که کار حل مسائل سازمانی را برعهده دارند، باید در مرحله اول به دنبال اصل و ریشه مشکل بگردند تا بتوانند بهترین راه حل را شناسایی کنند.

برای شناخت دقیق مشکل راهکارهای مختلفی پیشنهاد

می شود.

یکی از این راهکارها استفاده از طوفان فکری است. در این روش از شرکت کنندگان در جلسه خواسته می شود که در خصوص مسئله ای که بوجود آمده صحبت کنند و علت اصلی بوجود آمدن این مشکل و مسئله را شناسایی کنند. با این روش تعداد فراوانی ریشه و علت شناسایی می شود که می توان با بررسی آن ها علت اصلی را شناسایی کرد و برای آن به دنبال راه حل بود.

تکنیک دیگری که پیشنهاد می شود، استفاده از 5 چرا است. در این تکنیک با ایجاد پرسش هایی که با چرا شروع می شود به دنبال ریشه اصلی مشکیت می گردیم.

- چرا این محصول مشکل دارد؟ --) دستگاه خوب کار نمی کند.

- چرا دستگاه خوب کار نمی کند؟ --) قطعه شماره 2 دستگاه مدام خراب است.

- چرا این قطعه مدام خراب می شود؟ --) قسمت مهمی از دستگاه مشکل دارد که با تعویض و تعمیر آن مشکل کلاً از بین می رود.

خیلی اوقات با سوال های کمتر هم میتوان  به جواب رسید و گاهی هم باید سوال های بیش تری پرسیده شود. نکته دیگر هم این است که همیشه

پاسخ سوال ها خیلی ساده و سریع در دسترس نیست و ممکن است برای یافتن پاسخ یک  را، مانند مثال بالا، نیاز باشد به سراغ اهل فن و افراد متخصص رفت.

با این مواردی که گفتیم می توان علت اصلی مش کل را شناسایی کرد. انیشتین جمله زیبایی دارد، او میگوید اگر به من یک ساعت زمان برای حل مسئله ای بدهند، 55 دقیقه آنرا صرف تعریف صحیح مسئله می کنم.

پس زمانی که ما مسئله را به خوبی بشناسیم و آن را به درستی و کامل تعریف کنیم، بسیار ساده تر می توان آن را حل نمود.

گام دوم: گردآوری داده ها و اطلاعات

پس از شناسایی مشکل و تعریف دقیق آن باید به دنبال داده های خام در خصوص مشکل بگردیم، سوابق مربوطه را جم آوری کنیم. به عنوان مثال می توان کلیه سوابق تعمیر یک دستگاه در چند ماه اخیر یا کلیه مرجوعی های محصول توسط مشتری را لیست کنیم.

گام سوم: تجزیه و تحلیل داده ها و تفسیر اطلاعات 

در این مرحله، پس از جم آوری داده ها باید نسبت به تجزیه و تحلیل آن ها اقدام کرد و داده ها را تحلیل کرد تا به اطلاعات دست یافت. به عنوان مثال با تحلیل داده های مربوط به خرابی دستگاه می توان دریافت بیشترین میزان خرابی مربوط به کدام قسمت بوده، در چه زمان هایی خرابی رخ داده است و ... یا چه محصولی بیشترین مرجوعی را داشته است و این مرجوعی ها بیشتر به چه علت بوده است.

با تجزیه و تحلیل داده ها می توانیم به اطیعات مطلوبی دست پیدا کنیم که به واسطه آن ها می توان راه حل های بهتری را شناسایی کرد.

گام چهارم: یافتن راه حل ها

پس از اینکه اطلاعات تکمیل شد، زمان آن است که به دنبال راه حل ها برویم. برای یافتن بهترین راه حل، باز می توان از تکنیک طوفان فکری اس تفاده کرد. البته روش دلفی هم می تواند گزینه مطلوبی باشد.

در این مرحله باید راه حل های مختلف شناسایی شود و هر راه حلی که می تواند به حل این مسئله کمک کند، لیست شود.

 کنیک دلفی یکی از تکنیک هایی حل مسئله، که شبیه به طوفان فکری می باشد با این تفاوت که طوفان فکری در قالب جلسه و زمانی مشخص برگزار می شود اما در تکنیک دلفی نیازی نیست افراد تیم گرد هم جمع آیند و می توان افراد زیادی از نقاط مختلف جغرافیایی را در حل مسائل دخیل کرد.

گام های زیر را می توان مراحل اجرایی این تکنیک نامید:

* گام 1 : مسئله را مشخص کنید، مسیر و هدف از اجرای این تکنیک را مشخص کنید و تعیین کنید افراد گروه در چه حوزه و زمینه ای بایستی تفکر کنند.

*گام 2 : افرادی که صالحیت الزم برای نظر دادن در زمینه کاری شما را دارند شناسایی کنید.

* گام 3 : ابزار و کانالهای ارتباطی با افراد تیم را مشخص کنید (تلفن، ایمیل، فکس، اتوماسیون و ...).

* گام 4 : پرسشنامه را مطابق مسئله و الگو طراحی می کنیم تا از طریق آن بتوانیم نظرات را از آن استخراج کنیم، پرسشنامه حتما بایستی چک شود تا ابهامی در آن نباشد.

*گام 5 : پرسشنامه ها برای افراد گروه ارسال می شود و توسط آنها تکمیل شده و برای ماا بازگرداناده مای شاود، برای پاسخ زمان بگذارید.

* گام 6 : جواب ها را تجزیه و تحلیل کنید و این گزارش را به همراه پرسشنامه دوباره به افراد گروه ارسال می کنیم و اعضا تیم براساس گزارش دوباره نظر داده و پرسشانامه را دوبااره با دید و رویکرد جدید تکمیل می کنند. ( این مرحله می تواند چندین بار تکرار شود یعنی دوباره حواب ها و پرسشنامه برای بار سوم برای گروه ارسال می شود تا بهترین پاس ها جمع آوری شود).

*گام 7 : ایده ها را اولویت بندی کرده و فهرستی از آنها تهیه می کنیم.

* گام 8 : گزارش براساس اولویت ها و پاس ها تهیه می شود و یک روش جامع استخراج می شود. نتیجه این کار بایستی برای افراد گروه ارسال شود.

گام پنجم: توافق و انتخاب بهترین راه حل

پس از شناسایی راه حل های مختلف که می توان آن ها را از طریق طوفان فکری بدست آورد، وقت آن است که بهترین راه حل شناسایی شود. برای این کار نیز می توان از نظر جم استفاده کرد و به راه حل های مختلف امتیاز داد و راه حلی که بیشترین امتیاز را کسب کرد، به عنوان راه حل اصلی شناسایی کرد و آن را مورد استفاده قرار داد.

گام ششم : تعریف اقدام های الزم برای اجرای راه حل 

 پس از انتخاب راه حل اصلی، تیم حل مسئله باید اقدام ها و گام های اجرای برای حل مسئله براسا راه حل انتخاب شده را تدوین کند. دراین مرحله تیم باید بصورت دقیق و گام به گام مشخص کند که چگونه این راه حل برای حل مسئله باید اجرا شود، چه منابعی نیاز است، چه افرادی باید درگیر باشند و هر فردی چه کاری باید انجام بدهد، چقدر بودجه مالی نیاز است و چه میزان زمان برای انجام هر گام نیاز است.

با مشخص شدن این موارد، تیم اجرایی می داند که چه باید انجام بدهد.

گام هفتم: نظارت و ارزیابی 

مطمئناً فرایند حل مسئله نیز مانند هر فرآیند دیگری نیازمند نظارت و ارزیابی است تا از اجرای اقدام ها و گام های حل مسئله مطمئن شد.

الزم است برای گام ها و برای کنترل و نظارت بر روی اجرا، شاخص هایی مشخص شود که در بازه های زمانی معینی اندازه گیری شوند تا بتوان با پایش و اندازه گیری آن ها،

مطمئن شویم که فرآیند حل مسئله بخوبی پیش می رود.

گام هشتم: برنامه ریزی بهبود

همانطور که در مطلب مربوط به چرخه دمینگ یا PDCA گفتیم، فرآیند بهبود و همچنین حل مسئله یک فرآیند پویا است و باید همواره مورد ارزیابی قرار بگیرد و بروز شود. 

زمانی که پروژه ها مورد ارزیابی و نظارت قرار می گیرند، ایرادها و نواقص نمایان می شوند و این می تواند فرصتی برای بهبود و تغییر باشد.

مدیران و تیم حل مسئله باید به دقت پروژه های حل مسئله را ارزیابی کنند تا هرکجا که نیاز بود اقدام به تغییر مسیر و بهبود روش کنند.

نتیجه گیری:

فرآیند حل مسئله یکی از وظایف مهم مدیران و همچنین سازمان ها است که اگر به خوبی اجرا شود، می تواند تاثیرات بسزایی بر عملکرد سازمان داشته باشد.